Planificar es fundamental para una correcta coordinación entre las partes que intervienen en su realización.
Plantear acciones específicas que permitan alcanzar los objetivos propuestos, prevenir los posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades, diseñar medidas de seguimiento que permitan la evaluación de avances y resultados.
El grupo organizador debe conocer la misión, objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, logística, estrategias y tácticas.
El tiempo de anticipación para comenzar los preparativos, depende de la magnitud y características de cada evento.
Como en cualquier proyecto, para la realización de un evento, feria o exposición es necesario planificarlo debidamente, ya que sin esto hay mucho riesgo de no alcanzar el éxito o de tener un amplio desperdicio de recursos y de esfuerzos.
Planificar un evento y/o exposición requiere de las mismas estrategias que cualquier otro proyecto.
La planificación es fundamental para una buena coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento y permite aumentar las posibilidades de tener resultados positivos.
Ese plan debe convertirse en una estrategia específica y consistente representada por acciones concretas. También debe plantear y detallar acciones dirigidas a cumplir objetivos específicos.
Para cada objetivo se deben definir las acciones a efectuar, anticiparlos posibles problemas por resolver, priorizar sus soluciones, asignar recursos y responsabilidades y diseñar medidas de seguimiento que permiten evaluar los avances de los resultados.
Un evento no planificado, si tiene éxito, será producto de la casualidad.
La selección y concepción específica de un evento o exposición y el tener un propósito claro y concreto son cruciales para tener éxito en su realización.
Los eventos mal concebidos, generalmente despiertan poco interés y puedan ocasionar pérdidas de imagen y dinero y ser muy costosos.
El grupo de organizadores que vaya a intervenir debe participar en la elaboración del plan.
Muchos planes fracasan porque no participan en su desarrollo quienes tiene que hacerlos realidad. Por eso para una buena planificación el grupo organizador requiere conocer la misión, objetivos, políticas, procedimientos, programas, presupuestos, logística, estrategias y tácticas.
Es importante estar convencido de la conveniencia y necesidad de desarrollar un proceso de trabajo debidamente planificado para tener una mayor capacidad de respuesta y realizar eventos con calidad.
La planificación general de un evento debe incluir:
La definición de los objetivos generales y específicos.
Las políticas generales.
La temática del evento.
El perfil del grupo de organizadores, conferencias y participantes.
La estructura de organización y la distribución de funciones.
La formación, organización y programa del grupo de trabajo.
La mecánica de trabajo y su realización (procedimientos).
Formas de financiamiento, presupuestos y flujo de dinero.
La contratación de lugares y servicios.
Los programas de actividades técnicas, recreación, acompañantes y específicos.
La asignación de responsabilidades y las fechas de ejecución.
Las proyecciones de ventas y beneficios.
Las estrategias de comercialización y difusión.
El control de la aplicación de recursos por actividad.
Las alternativas de acción en caso de desviaciones del plan original. Posibles contingencias y soluciones.
La capacitación de los organizadores y personal de apoyo.
La elaboración y fijación de mecanismos de supervisión, control y evaluación.
Elaboración de la lista de seguimiento.
También una buena planificación debe considerar con mucho detenimiento lo siguiente:
Las fechas más convenientes para la realización del evento.
Lugar y sede.
Temática general y particular.
Quiénes y cuántos ponentes y participantes serán.
Definición de ponentes magistrales y de mesas de trabajo.
Invitado especiales.
Pronóstico de participantes esperados.
La experiencia ha demostrado que en la mayor parte de los eventos, el éxito depende de tomar una buena decisión sobre los puntos anteriores.
Las características de un buen plan deben ser las siguientes:
Comprensible, concreto y sencillo.
Flexible y adaptable para poder ajustarse rápidamente a los cambios que puedan surgir antes, durante y después del evento.
Preparado y redactado de tal forma que personas que no hayan participado en su elaboración lo puedan comprender fácilmente; o sea, que tenga una secuencia lógica.
Es importante revisar sistemáticamente, el avance en el plan y los programas, para saber lo que se ha hecho y lo que falta por hacer.
La planificación está íntimamente ligada con los recursos disponibles para la realización de un evento.
Para definir la fecha y el lugar de un evento o exposición, hay que considerar diferentes variables que puedan influir en la decisión, como pueden ser:
El tiempo necesario para la planificación, organización y difusión y realización.
La conveniencia o no celebrar el evento de días festivos y vacaciones de oficinas y escuelas para facilitar la asistenta al evento.
Otros eventos similares que otras empresas o agrupaciones pudieran llevar a cabo los mismos días.
Fechas disponibles en centros de convenciones, hoteles y salones y que sean accesibles con los tiempos de la mayoría de los posibles participantes.
Los puntos anteriores se deben de analizar y estudiar con muchos detalle ya que puede afectar o beneficiar la asistencia de ponentes, personalidades y participantes.
El tiempo de anticipación para empezar los preparativos dependerá de la magnitud y características de cada evento.
Generalmente, para una exposición grande o un evento internacional magno se necesitan empezar los preparativos con mucho tiempo de anticipación.
La temática debe ser interesante y de actualidad para el grupo que vaya a asistir.
Se debe de invitar y, en su caso, contratar conferencistas de calidad y reconocidos en el medio. Lo anterior es fundamental para tener una buena concurrencia al evento.
Por común, en todos los eventos ocurren variaciones al plan original, sean éstas positivas o negativas es siempre recomendable volver a la premisas con base en las cuales éste se elaboró para verificar si éstas son vigentes, lógicas y congruentes con la realidad, lo que permitirá la adopción de las medidas correctivas necesarias.
